1. Создание таблицы исходных данных

Для этого, а также для того, чтобы узнать новые возможности Excel создадим таблицу, которая показана на рис. 2.1.

1. Закройте старую книгу и создайте новую кнопкой Создать.
2. Сначала в таблицу нужно ввести строки с наименованием дисциплин в столбец А. Они расположены в строках 3-10. Для того, чтобы увеличить ширину столбца установите курсор на серый заголовок между ячейками с надписями А и В так, чтобы он принял форму креста (на таблице он находится в заголовке между столбцами D и E). Нажмите левую клавишу и плавно сдвиньте границу вправо так, чтобы надписи полностью поместились в ячейки. Это один из возможных способов, причем не самый лучший – далее мы познакомимся с другим, более быстрым и совершенным способом. Если граница не смещается, то сдвиньте вправо границы ячеек, расположенных справа и снова повторите сдвиг правой границы столбца А.
3. Далее занесите в ячейки имеющиеся в таблице числа.
4. После сдвига границы столбца А ширина других столбцов изменилась и, вероятнее всего, ее надо откорректировать. Чтобы сделать это выделите нужные ячейки и выполните команду Формат/Столбец/Автоподбор ширины. Теперь ширина будет соответствовать ширине содержимого ячеек. Это и есть самый совершенный способ выравнивания ширины столбцов.
5. Введите слово ИТОГО: в строку 11 как показано на рис. 2.1 и отформатируйте его кнопкой По правому краю панели Форматирование.
6. Введите надписи к столбцам, которые расположены в строке 2. Выделите ячейки этой строки, щелкните на кнопке По центру панели Форматирование, затем на кнопке Курсив (на ней надписана буква К).
7. Чтобы надписи были отчеркнуты линиями снизу и сверху как на рис. 2.1, не убирая выделения щелкните на указателе справа от кнопки Границы панели Форматирование, затем выберите в предложенном наборе подходящий элемент разметки (границы сверху и снизу) и щелкните по нему. Аналогично разметьте все остальные части таблицы, которые выделены на рис. 2.1 линиями границ. 
8. Вновь вернемся к строке 2 для того, чтобы увеличить высоту ячеек. Выделите ячейки строки. Выполните команду Формат/Строка/Высота и установите во всплывшем окошке высоту 19,75. Теперь текст нужно выровнять по высоте. Не снимая выделения ячеек выполните команду Формат/Ячейки. В ответ всплывет окно Формат ячеек, которое показано на рис. 2.2. Установите в нем свойство Выравнивание/по вертикали в значение по центру и нажмите кнопку ОК.

Рис. 2.2. Окно Формат ячейки

9. Теперь займемся строкой 1, в которой находится заголовок таблицы. Выделите ее ячейки и выполните команду Формат/Ячейки. Вновь появится окно рис. 2.2. В нем на закладке Выравнивание щелчком установите галочку в окошко объединение ячеек и щелкните на кнопке ОК. Теперь введите в объединенную ячейку текст заголовка. Отформатируйте его по центру. Установите размер символов в значение 14.
10. После ввода данных в ячейки ширину столбцов можно еще раз отрегулировать. Для этого нужно выделить ячейки таблицы и выполнить команду Формат/Столбец/Автоподбор ширины.

“Нудная” часть работ закончена. Таблица должна иметь вид рис. 2.1.

2. Автоматизация расчетов

Приступим к автоматизации расчетов. Суть расчетов заключается в следующем:

1. Сначала найдем суммарное количество часов для первой дисциплины (физика). Плавно проведите курсором от ячейки B3 до ячейки G3 и щелкните по кнопке Автосумма панели Стандартная. В ячейке G3 появится сумма чисел из ячеек B3-F3. Щелкните дважды по ячейке G3. Там содержится формула =СУММ(B3:F3), т. е. формула, вызывающая функцию СУММ суммирования нужных нам чисел, которую “умная” Excel подставила после нажатия кнопки.
2. Можно было бы аналогичным способом выполнить расчет по другим дисциплинам. Но мы применим другой, более эффективный прием. Щелкните на ячейке G3. Смещайте курсор к правому нижнему краю ячейки. Как только он примет форму маленького черного крестика , который называется маркером автозаполнения, нажмите левую клавишу мыши, протяните курсор по столбцу от ячейки G3 до ячейки G10 и отпустите клавишу. Теперь столбец G в строках 3-10 заполнился нужными нам суммами!   Измените в любой ячейке прямоугольника B3-F10 число, нажмите Enter или щелкните по любой другой ячейке. Программа немедленно пересчитает суммы столбца G в соответствии с новыми данными.
3. Теперь заполним строку 11, которая должна содержать суммы по видам занятий. Сначала заполним ячейку B11. Она соответствует количеству часов по всем дисциплинам для вида Лекции. Выделите ячейки B3-B10, протянув по нему курсор с нажатой левой клавишей, затем щелкните на кнопке Автосумма . В ячейке B11 появится сумма чисел, размещенных в выделенных ячейках столбца, т. е. вновь “умная” Excel “догадалась”, что именно в эту ячейку нужно вставить нужную нам сумму.
4. Заполним всю строку 11. Щелкните по ячейке B11. Найдите маркер автозаполнения (черный крестик) в правом нижнем углу и протяните курсор до ячейки G10. Все выделенные ячейки заполнились требуемыми суммами.
5. Наконец, протяните курсор по ячейкам G3-G11 и нажмите кнопку Автосумма. Теперь правый столбец и нижняя строка заполнены числами.

6. Щелкните по ячейке G11, затем по кнопке с надписью Ж на панели Форматирование. Итоговое число 725 выделится полужирным начертанием.

Окончательный вид рассчитанной таблицы показан на рис. 2.3.

Измените какие-нибудь числа в прямоугольнике B3-F10. Обратите внимание, что после нажатия клавиши Enter или щелчка по другой ячейке суммы в строке 11 и столбце G тут же автоматически пересчитываются.

Электронная таблица имеет прямую аналогию с таблицей баз данных. Роль записей в ней играют строки (в нашем случае строки 3-10), роль полей - литеры столбцов или наименования столбцов (в строке 2). Такие таблицы можно упорядочивать, осуществлять отбор нужных данных по разнообразным запросам и многое другое.

4. Сортировка таблицы

После выделения выполните команду Данные/Сортировка. При этом появится окно (рис. 2.4), в котором следует установить способ сортировки. Оно состоит из трех списков для выбора полей сортировки, справа от которых расположены опции порядка сортировки. В верхнем списке нужно выбрать поле Дисциплины и справа от него установить опцию по возрастанию.

Два других списка необходимы тогда, когда в первом списке есть одинаковые строки и необходимо дополнительная сортировка среди таких записей. Для этого во втором списке назначают вторичное поле сортировки. Если и среди них есть повторяющиеся, то используют третий список. В других полях необходимости обычно не возникает. Поскольку в нашей таблице нет повторяющихся записей в первом столбце, достаточно выбрать поле из первого списка и щелкнуть на кнопке ОК.

Таблица будет отсортирована по полю Дисциплины и примет вид, показанный на рис. 2.5. Аналогично можно отсортировать таблицу по любому другому полю.

Может возникнуть потребность в сортировке только одного столбца, причем данные других столбцов должны остаться неизменными. Для этого следует выделить ячейки такого столбца и нажать одну из кнопок Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию .

5. Ориентация текста в ячейках

1. Выделите строку 2 и выполните команду Формат/Ячейки. В открывшемся окне Формат ячейки (рис. 2.2) на закладке Выравнивание установите справа ориентацию текста в 90 градусов и нажмите кнопку ОК. Надписи теперь расположены вертикально, но их размер слишком мал и требует коррекции.
2. Для увеличения размеров надписей выполните команду Формат/Строка/Автоподбор высоты. Теперь надписи имею прежний размер и вертикальную ориентацию.
3. Теперь ширину столбцов можно уменьшить. Для этого выделите всю таблицу и выполните команду Формат/Столбец/Автоподбор ширины. Таблица уменьшилась, но теперь не вмещается ее заголовок.

Щелкните по верхней ячейке с надписью-заголовком, назначьте размер 12, начертание – жирное. Теперь таблица должна выглядеть так, как показано на рис. 2.6.

6. Печать таблицы

Созданную таблицу можно распечатать на принтере. Перед печатью можно посмотреть как таблица будет выглядеть на листе бумаги после распечатки. Для этого нужно щелкнуть на кнопке Предварительный просмотр . В окне просмотра можно увидеть весь лист с изображением таблицы. Чтобы его увеличить щелкните по кнопке Масштаб. Таблица предстанет в виде, показанном на рис. 2.7. В таком виде она распечатается на принтере.

Перед печатью можно настроить принтер, изменить ориентацию страницы и выполнить ряд других необходимых операций. Для распечатки нужно включить принтер, заправить в него бумагу, щелкнуть на кнопке с надписью Печать . Распечатку можно выполнить и непосредственно из Excel. Для этого нужно щелкнуть на кнопке Печать.

Вопросы к отчету о лабораторной работе № 2