По одежке встречают (Оформление документа)

На предприятиях, как правило, существует определенный порядок оформления документов. Большинство документов оформляются на бланках предприятия и имеют установленный набор реквизитов и определённый порядок их расположения. Следует учитывать, что документы являются составной частью имиджа предприятия, поэтому дизайн оформления бланка, фирменный стиль, набор сведений о предприятии, их расположение на листе имеют большое значение в бизнесе. Для оформления документа в текстовом процессоре Word существуют специальные операции и команды.

Форматирование текста включает набор операций изменения шрифтов и их характеристик на странице документа. Шрифт представляет собой набор букв, цифр, символов, знаков пунктуации определенного вида. Набор шрифтов, которые можно применять при создании документа, зависит от типа принтера и шрифтов, установленных на компьютере.

Использование в одном документе разного шрифтового оформления - самый распространенный прием форматирования. Средства шрифтового оформления применяются для следующих целей:

• Выделения текста для акцентирования отдельных фраз, слов, цитат и т. д.
• Оформления заголовков и подписей
• Набора специального текста (формул, индексов, примечаний).

Внешний вид текста зависит не только от выбранного шрифта, но и от его размера. Обычно размер шрифта измеряется в пунктах (1 пункт (пт) = 0,376 мм). В документах, как правило, применяется размер основного шрифта 10-12 пт, для заголовков размер увеличивается, для примечаний и ссылок уменьшается.

Характеристики символов:

шрифт (Arial, Times New Roman, Peterburg).

Размер (8,10,14).

Положение на строке (м^2, x_i).

1. Выделите текстовый объект (символ, слово, предложение, строку и т. д.).

4. Задайте характеристики, как показано на экране.

Изменение интервалов шрифта и смещение текста осуществляется при выборе закладки Интервал (Character Spacing) (рис. 36). Разреженный интервал может использоваться для выделения некоторого слова в тексте, смещение текста применяется для создания подстрочника в заполняемой форме.

Рис. 36. Закладка Интервал окна Шрифт

Отмена действий

Выбор команды Отменить (Undo) во второй раз будет изменять команду на Вернуть (Redo) и т. д.

Для отмены последнего действия нажмите кнопку "Отменить" на , "Стандартной" панели инструментов. Для восстановления отмененной операции нажмите кнопку "Вернуть" на "Стандартной" панели инструментов.

Действия, которые были применены к отдельным числовым форматам в тексте, могут быть повторены посредством использования команды Повторить (Repeat).

Характеристики абзаца

Выравнивание (влево, вправо, по центру, по ширине).

Интервалы (перед, после, междустрочный).

Отступы/выступы (текст с отступом первой строки, текст с выступом).

Положение на странице.

Для изменения расположения строк на странице документа в Word используются разные способы горизонтального выравнивания текста:

• выравнивание текста по левому полю;
• центрирование текста;
• выравнивание текста по правому полю;
• выравнивание текста по ширине.

Изменение выравнивания для абзаца можно осуществить, выбрав команду Абзац в меню Формат (format, Paragraph) в поле Выравнивание (Alignment) или с помощью соответствующих кнопок панели инструментов Форматирование -

Интервалы перед и после абзаца, как правило, увеличиваются для заголовков и выделенного текста. Междустрочный интервал задается с учетом размера шрифта и количества строк на странице.

Отступ используется для красной строки, выступы - для библиографических справок, словарных терминов, выводов, а также маркированных и пронумерованных списков.

Для задания характеристик абзаца выберите команду Абзац из меню Формат (format, Paragraph) (рис. 37).

Рис. 37. Характеристики абзаца

Задание интервалов для абзаца

1. Выделите абзацы, интервалы между которыми необходимо изменить.

2. В меню Формат выберите команду Абзац (format, Paragraph), а затем закладку Отступы и интервалы (Indents and Spacing).

Задание междустрочного интервала

1. При выборе параметра Точно или Минимум необходимо ввести значение междустрочного интервала в пунктах в поле Значение.

2. При выборе параметра Множитель в поле Значение необходимо ввести множитель числа строк.

Задание отступов (выступов)

Упражнение

 Форматирование текста

1. Откройте файл Приглашение.dос.

2. Введите новые данные и выполните форматирование текста по образцу, представленному ниже.

К абзацу можно применить множество различных вариантов оформления с использованием обрамления и заливки. Обрамление абзаца может включать в себя различные комбинации верхних, нижних, левых или правых линий, либо рамку вокруг данного абзаца. Каждой линии может присваиваться отдельный стиль оформления или толщина. При помощи заполнения можно добиться разной степени затемнения выделенной области и создания различных узоров.

Длина горизонтальных линий обрамления зависит от абзацных отступов, т. е. линии сверху и снизу абзаца начинаются с позиции левого отступа и заканчиваются на позиции правого отступа.

Атрибуты обрамления и заливки в выделенном абзаце (или абзацах), который содержит курсор ввода, могут быть изменены при помощи панели инструментов. Для того чтобы вывести панель Внешние границы на экран, щелкните на кнопке на панели Форматирование.

Диалоговое окно Границы и заливка (Borders and Shading) открывается при выборе команды Границы и заливка из меню Формат (format, Borders and Shading) (рис. 38).

Рис. 38. Границы и заливка

Диалоговое окно Границы и заливка также можно использовать для создания заливки и границ абзаца, выбирая соответствующие типы границ и линий. Выполненную операцию по форматированию текста можно отменить.

Форматирование. По умолчанию Word устанавливает отступ строки, равный 0,8 см для списков с маркерами, и отступ, равный 0,63 см, для пронумерованных списков. Текст абзаца списка выравнивается по левому краю и начинается с левого абзацного отступа.

Создание списка

1. Выделите абзацы для форматирования.

Команда автоматически присваивает номера выделенным абзацам или вставляет символы перечисления.

Для того чтобы прервать маркировку для одной строки или нумерацию списка, следует повторно щелкнуть по кнопке маркировки списка на панели инструментов.

Диалоговое окно Список открывается при выборе Формат, Список (format, Bullets and Numbering) и может использоваться для выбора типа нумерации и маркеров (рис. 39).

После нажатия кнопки Изменить появляется диалоговое окно изменения маркера и задания дополнительных установок форматирования списков (рис. 40).

 Создание списка

1. Создайте список лиц, приглашенных на конференцию.

2. Прервите список и введите комментарий для пятого элемента списка.

3. Возобновите список.

Список лиц, приглашенных на конференцию

• Андреев ВЛ.
• Борисов П.О.
• Васильев Л.Р.
• Галич А.К.
• Иванов П.Р.

 (ответ не получен)

Табуляторы могут использоваться для создания колонок в документе. Табуляторы, указывающие положение и вид выравнивания текста, устанавливаются на линейке.

Нажатие клавиши Tab при вводе текста перемещает курсор ввода и следующий за ним текст на новую позицию табулятора. Выравнивание текста соответствует виду данного табулятора. В тексте появляется непечатаемый символ табуляции →, который отмечает место нажатия клавиши Tab.

По умолчанию табуляторы установлены через каждые 1,27 см и выровнены по левому краю.

Табулятор может иметь заполнитель, который появляется перед табулятором. Табуляторный заполнитель имеет вид точек, тире или прямой линии.

Чтобы указать местоположение и вид табуляторов, Word определенным образом располагает соответствующие им маркеры табуляции на координатной линейке (табл. 7).

Таблица 7. Маркеры табуляции

Табуляционная кнопка используется для выбора типа табулятора при помощи линейки табуляции. Щелкайте на кнопке до тех пор, пока не появится нужный тип табулятора.

Для изменения табулятора переместите его по линейке. Во время перемещения табулятора по линейке его исходное положение выделено серым цветом.

Чтобы открыть диалоговое окно Табуляция, выберите команду Табуляция из меню Формат (format, Tabs) (рис. 41).

Рис. 41. Диалоговое окно Табуляция

Диалоговое окно Табуляция содержит опции для более точной установки табуляторов, их изменения, для удаления всех табуляторов или установки их по умолчанию.