Глава 1

Работа с двумя и более документами

Использование средств автоматизации Word позволяет правильно организовать работу над документами и автоматизировать целый ряд процедур создания, форматирования и редактирования документов.

В любом приложении Office одновременно может быть открыто несколько документов. Каждый открытый документ отобразится в своем собственном окне. Например, пользователь может видеть на экране следующие документы Word, открытые в течение дня:

отчет, который необходимо исправить сегодня;
документ, содержимое которого нужно скопировать в отчет, также открыт;
новый документ, созданный для составления письма. По окончании составления письма оно сохраняется и закрывается.

Последовательность действий, пользователя

1. Внесение поправок к отчету.

2. Создание нового документа для составления письма. Письмо сохраняется, распечатывается и остается для внесения поправок и согласования.

3. Продолжение внесения поправок к отчету. Выделенные в других документах фрагменты копируются в отчетный документ.

4. Внесение поправок в письмо (оно сохраняется, распечатывается и закрывается).

5. Копирование из второго документа заканчивается, и он закрывается.

6. Завершение отчета.

Работа ведется с несколькими документами одновременно. Список открытых документов можно посмотреть в меню Окно (Window).

Открытие нескольких документов

Работа сразу с несколькими открытыми документами позволяет пользователю:

перемещаться между документами и работать с ними;
сохранять или закрывать все открытые документы одной командой;
копировать и перемещать текст, графику и объекты между открытыми документами;
располагать рядом окна документов для упрощения процедуры перетаскивания и копирования.

1. Выберите Файл, Открыть (File, Open). Появится панель диалога Открыть (Open).

2. Найдите файлы, которые нужно открыть.

3. Выберите первый открываемый файл и, удерживая Ctrl, щелкните мышью на каждом из оставшихся для открытия файлов.

Для открытия последовательной группы файлов выберите первый файл и, удерживая Shift, щелкните на последнем файле, который должен быть открыт.

Расположение окон документов на экране

Окна открытых документов можно расположить так, чтобы все они были видны одновременно.

В меню Окно выберите Упорядочить все (Window, Arrange All).

На экране появятся окна открытых документов, которые можно перемещать и изменять их размеры.

Закрытие всех открытых документов

В Word и Excel можно закрыть несколько документов одновременно. Удерживая Shift, выберите команду Закрыть все в меню Файл (File, Close All).

Все открытые документы закроются. Если изменения в одном из документов не были предварительно сохранены, пользователю будет предложено сделать это перед закрытием документа.