Мы уже говорили о том, что Microsoft Outlook можно использовать для организации личной деятельности, но только коллективная работа с Outlook позволяет реализовать все возможности, одна из которых - обмен сообщениями электронной почты.

Электронная почта в настоящее время является одним из основных способов оперативного обмена деловой информацией. Она позволяет вести переписку, отправлять сообщения, добавлять в них вложенные файлы, а также отвечать на приглашения и т. п.

Настройка электронной почты

3. В открывшемся окне (рис. 150) отметьте флажками те пункты, которые вам нужны.

Для установки дополнительных параметров воспользуйтесь кнопкой Дополнительные параметры (рис. 151).

В зависимости от установленных флажков в группе При получении сообщения Outlook может подать звуковой сигнал, изменить на время вид курсора. Воспользовавшись кнопкой Параметры отслеживания в окне Параметры электронной почты, вы сможете установить автоматическую обработку уведомлений о доставке сообщений.

Откройте папку Входящие, щелкнув по ее ярлыку на панели Outlook (рис. 152). В левом верхнем окне, рядом с названием папки, показано число полученных вами сообщений. Рабочее поле состоит из двух частей:

Список сообщений содержит данные о письмах, имеющихся в текущей папке. К этим данным относятся: Автор сообщения (поле От), Тема сообщения (поле Тема), Дата получения (поле Получено).

В поле текста сообщения показывается содержимое текущего сообщения (выделенного синим цветом).

Заголовки писем, которые вы еще не прочитали, отмечены значком запечатанного конверта, в отличие от них прочтенные письма- значком открытого конверта.

Скрепка рядом с заголовком письма показывает на то, что в письме имеется вложенный файл.

Красный восклицательный знак рядом со значком конверта указывает на высокую важность сообщения, синяя стрелка вниз - на низкую.

В принципе электронная переписка ничем не отличается от обычной бумажной. Электронное письмо должно быть грамотно составлено, перед отправкой надо тщательно проверить орфографию. Суть должна быть изложена кратко и четко, тем более что скорость общения по электронной почте позволяет получателю письма быстро запросить у отправителя интересующие его подробности. Письмо должно быть написано в обычном деловом стиле, без употребления жаргона и нестандартных сокращений.

Письмо следует начинать с приветствия. Дата и электронный адрес могут и не проставляться, так как они указываются в заголовке письма.

И наконец, как и на обычные письма, на электронные письма желательно отвечать, хотя бы кратко, что письмо принято к сведению.

Создание сообщения

1. Выберите в меню Файл команду Создать сообщение или нажмите кнопку Создать сообщение на панели инструментов.

2. Откроется окно с заготовкой письма (рис. 153).

Почтовое сообщение состоит из следующих полей:

3. В поле Кому введите имя вашего адресата. Можно воспользоваться сведениями об адресатах из вашей электронной записной книжки (Контакты), нажав кнопку Кому.

4. Появится диалоговое окно Выбор имен (рис. 154).

Рис. 154. Диалоговое окно Выбор имен

Если вы хотите добавить адресата в папку Контакты, нужно воспользоваться кнопкой Создать контакт и занести его имя, фамилию и адрес электронный почты.

Очень часто мы сталкиваемся с ситуацией, когда письма нужно разослать в несколько адресов. Это можно сделать разными способами. Можно перечислить всех адресатов, выбирая их из открывшегося списка. Но правильнее оставить в поле Кому одного адресата, а всех остальных поместить в поле Копия. Очень часто бывает так, что, рассылая коммерческие предложения в различные адреса, вы каждому адресату хотите дать понять, что этот текст был создай исключительно для него. Для этого внесите всех получателей (кроме основного) в поле СК.

5. После того как указан адресат сообщения, необходимо задать тему сообщения в поле Тема (см. рис. 153).

Когда заданы адресат и тема сообщения, можно набирать сам текст. Делается это точно так же, как в текстовом редакторе.

Выбор редактора сообщений электронной почты

1. Войдите в меню Сервис и выберите пункт Параметры в окне входящие.

2. Появится диалоговое окно Параметры (рис. 155), раскройте закладку Сообщение.

3. На этой же закладке, нажав кнопку Шрифты, можно установить шрифт и размер шрифта, который вы будете использовать для текстов отправляемых и получаемых сообщений.

Почтовое сообщение в Outlook может быть подготовлено в следующих форматах:

Для установки формата сообщения воспользуйтесь командами меню Формат.

Текстовый формат использует в теле сообщения только текст, и все иные способы форматирования (цвет фона, шрифтовые вариации и т. д.) отсутствуют.

Использование формата RTF Microsoft Outlook дает возможность форматирования текста, установки маркеров, выравнивания. Используя HTML, вы можете создавать "красивые" письма. В письмо можно вставить гиперссылку, эффектный рисунок, встраивать таблицы, задавать фон и т. д.

Рис. 155. Диалоговое окно Параметры

Если вам нужно разослать приглашения, поздравления, вы можете воспользоваться бланками-шаблонами.

Использование бланков-шаблонов

2. Выберите пункт Новое сообщение с помощью других бланков. Вам представится возможность выбрать бланк, который вас устроит.

2. Появится стандартное окно Вставка файла (рис. 156), с помощью которого укажите тот файл, который надо присоединить к письму.

3. В группе Вставка выберите один из трех видов вставки.

Вставка элемента в сообщение

1. Выберите в меню Вставка пункт Документ.

3. В списке Элементы выберите нужный элемент.

4. В группе Вставить как установите требуемый переключатель.

5. Нажмите кнопку ОК.

Когда сообщение готово к отправке, нажмите кнопку Отправить на панели инструментов. Подготовленное сообщение помещается в папку Исходящие и будет ждать доставки почты. После отправки письма его копия помещается в папку Отправленные, а в папке Исходящие оно удаляется.

При нажатии кнопки Ответить на экран выводится форма нового сообщения с копией исходного сообщения. В поле Кому уже содержится имя адресата.

При нажатии кнопки Ответить всем Outlook выведет форму сообщения, в которой в поле Кому содержатся имена всех получателей копии данного сообщения.

При нажатии кнопки Переслать Outlook открывает такую же форму, как при ответе, но без имен адресатов. Чтобы указать адресата, нажмите кнопку Кому и в открывшемся диалоговом окне Выбор имен выберите нужное вам имя.

Если вы ведете интенсивную электронную переписку с постоянным кругом адресатов, держать в памяти электронные адреса всех своих партнеров по переписке сложно. В этом случае разумно использовать адресную книгу, в которой будут храниться электронные адреса.

Чтобы обратиться к адресной книге, выберите пункт Адресная книга в меню Сервис или нажмите кнопку Адресная книга.

Откроется окно со списком адресатов (рис. 158).

Добавление нового адресата в адресную книгу

1. Нажмите кнопку Создать (Создать контакт).

2. Появится окно (рис. 159), в котором укажите информацию об имени и фамилии вашего адресата и его электронный адрес.

3. Нажмите кнопку ОК. Новый адрес будет добавлен в книгу.

Рис. 159. Создание нового адреса

Любой адрес можно удалить из адресной книги. Для этого выделите адрес и нажмите клавишу Del.

Outlook позволяет обрабатывать электронную почту при помощи мастера правил. Правила определяют действия, которые автоматически будут применяться для тех или иных сообщений. Существует несколько способов создания правил. Можно создать новое правило и задать условия, можно воспользоваться уже готовым и внести в него изменения. Если уже имеется сообщение, отвечающее одному из условий, которое предполагается внести в правило, то можно создать правило на основе этого сообщения, а затем добавить недостающие условия.

Любое сообщение можно сохранить в виде файла. Удобно использовать один из двух типов файлов: шаблон Outlook (тип .msg) и текстовый (тип .txt). Пометьте щелчком мыши в списке нужное сообщение и выберите в меню Файл команду Сохранить как.