Работа с несколькими документами
Из этого урока вы узнаете, как одновременно редактировать несколько документов Word
Несколько документов
Чаще всего вы будете работать только с одним документом, но в некоторых ситуациях возможность работать с несколькими документами одновременно очень выручит вас. К примеру, вы можете обращаться к одному документу, работая с другим, а также копировать и перемещать текст из одного документа в другой. Word позволяет открывать столько документов, сколько вам нужно.
Как создать или открыть второй документ
Работая с одним документом, можно создать новый или открыть уже существующий. Для этого выполните все действия, необходимые для создания документа (см. урок 2) или для его открытия (см. урок 4). Вкратце напомним, что нужно сделать.
• Для создания документа, основанного на шаблоне Normal, щелкните на кнопке Создать стандартной панели инструментов.
• Для того чтобы создать документ на основе другого шаблона или с помощью мастеров Word, выберите команду Файл -> Создать.
• Для открытия уже созданного документа выберите команду Файл -> Открыть или щелкните на кнопке Открыть стандартной панели инструментов.
После выполнения одного из этих действий появится новое окно, содержащее ваш документ. Неважно, создан этот документ только что или хранится на диске, — вы можете редактировать и распечатывать его. Открывайте дополнительные документы до тех пор, пока не обеспечите себя всем необходимым для работы.
Переключение между документами
При работе с несколькими документами одновременно только один из них может быть активным в данный момент. Активный документ виден на экране (хотя остальные тоже могут быть выведены на экран). Строка заголовка активного документа выделяется более темным цветом, и если документы располагаются один за другим, то активный документ всегда находится поверх остальных окон. Но самое важное — команды редактирования применяются только к активному документу.
Для переключения между документами выполните следующее.
1. Откройте меню Окно. Внизу этого меню находится список всех открытых документов, причем название активного в данный момент документа отмечено галочкой (рис. 25. 1).
2. Выберите из этого списка тот документ, к которому вы хотите обратиться. Для этого щелкните мышью на его названии или наберите на клавиатуре порядковый номер документа.
После этого выбранный документ станет активным и будет отображаться поверх остальных.
Рис. 25. 1. В меню Окно выведен список всех открытых документов и отмечен активный документ
Как управлять расположением нескольких документов на экране
Word предоставляет несколько способов расположения документов в окне. Активный документ может занимать все окно, при этом все остальные документы будут временно скрыты Можно вывести на экран несколько документов одновременно и каждый из них будет находиться в своем небольшом окне. Окно документа может находиться в одном из трех состояний.
• Максимизированное. Занимает всю рабочую область, остальные документы невидимы. При этом название активного документа появляется в строке заголовка Word вверху экрана. На рис. 25. 2 показано максимизированное окно документа.
• Минимизированное (свернутое). Превращается в маленькую пиктограмму, расположенную внизу экрана Word.
• Восстановленное. Документ располагается в окне среднего размера. Название документа находится вверху строки заголовка окна документа, а не окна Word, как в максимизированном состоянии.
На рис. 25. 3 показаны документы в свернутом и восстановленном состояньях.
Рис. 25. 2. Максимизированное окно документа
Как просмотреть все открытые документы
В Word есть команда, которая позволяет просматривать сразу все открытые документы. В меню Окно выберите команду Упорядочить все, чтобы расположить окна всех открытых документов на экране. Когда вы это сделаете, каждый открытый документ появится на экране в небольшом окне, которое не перекрывается остальными. Если вы открыли слишком много документов, эти окна будут чересчур маленькими, и вы вряд ли сможете работать с ними. Этот режим просмотра очень полезен, когда необходимо увидеть сразу все открытые документы и выбрать один для работы с ним. На рис. 25. 4 показан результат выполнения команды Окно -> Упорядочить все для четырех открытых документов.
Рис. 25. 4. Команда Упорядочить все выводит на экран все открытые документы в отдельных окнах
Перемещение и копирование текста из документа в документ
Если вы открыли больше одного документа, можете перемещать и копировать текст и рисунки из документа в документ. Для этого выполните следующее.
1. Сделайте активным документ-источник и выделите фрагмент текста и/или рисунок для перемещения или копирования в другой документ.
2. Если вам нужно переместить текст, нажмите клавиши
<Ctrl+X> или выберите команду Правка -> Вырезать, или щелкните на кнопке Вырезать стандартной панели инструментов. Нажмите клавиши <Ctrl+C> или выберите команду Правка -> Копировать, или щелкните на кнопке Копировать стандартной панели инструментов для копирования выделенного текста.
3. Сделайте активным документ, в который вы хотите поместить выделенный объект. Установите курсор туда, где будет находиться текст или рисунок.
4. Нажмите клавиши <Ctrl+ V> или выберите команду Правка -> Вставить, или щелкните на кнопке Вставить на стандартной панели инструментов.
Если оба документа видимы на экране, можете копировать и перемещать текст из одного в другой таким образом.
1. Выделите текст, который собираетесь копировать или переносить.
2. Установите указатель мыши на выделенный текст. Для перетаскивания нажмите и удерживайте левую кнопку мыши, для копирования одновременно нажмите и удерживайте клавишу <Ctrl> и левую кнопку мыши.
3. Перетащите текст в другой документ и отпустите кнопку мыши (и, если вы копировали, клавишу <Ctrl>).
Сохранение нескольких документов
При работе с несколькими документами можно сохранять каждый из них в отдельности, используя команды Файл -> Cохранить и Файл -> Сохранить как (о том, как это сделать, рассказывалось в уроке 4). С помощью этих команд можно сохранить только активный документ. К сожалению, не существует команды, которая сохраняла бы все открытые документы одновременно. Если вы попытаетесь закрыть несохраненный документ, Word предложит сохранить его на диске. При попытке закрыть Word с несколькими несохраненными документами, вам придется закрывать или сохранять каждый документ в отдельности.
Как закрыть документ
Чтобы закончить работать с документом, закройте его следующим образом.
1. Активизируйте документ, который собираетесь закрыть.
2. Выберите команду Файл -> Закрыть или щелкните на кнопке
Закрыть, которая находится справа в строке заголовка документа. Убедитесь, что вы не щелкаете на кнопке Закрыть в строке заголовка Word.
3. Если в документе есть несохраненные изменения, Word предложит вам сохранить их.
После выполнения этих пунктов документ будет закрыт.
В этом уроке вы узнали, как одновременно редактировать несколько документов Word. В следующем уроке вы изучите, как создавать Web-страницы.