АВТОМАТИЗАЦИЯ РАБОТЫ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ В СРЕДЕ MICROSOFT OFFICE

Среда работы пользователя и ее настройка

Основные понятия

Работа пользователя с программными продуктами должна по возможности быть комфортной и осуществляться в соответствующей программно-технической среде (тип процессора, объем оперативной и внешней памяти, платформа сетевой и локальной операционной системы и др.).

Для работы пользователя большое значение имеет пользовательский интерфейс (вид, размер и местоположение основного экрана, функции обработки, доступные через систему меню, панели инструментов и т.п.). Как правило, интерфейс прикладных программных продуктов строится по типу графического, ориентированного на среду Windows (или Macintosh) интерфейса с развитыми элементами управления: командные кнопки, выпадающие меню, переключатели и т.п.

Программные продукты должны гарантировать надежную и безопасную работу как для компьютера, так и для информационной системы пользователя (сохранность устройств компьютера, программного обеспечения, хранимых данных). В значительной степени это достигается наличием в составе программного продукта контекстно-зависимой помощи и обучающих систем, демоверсий, раскрывающих функциональные возможности и технологию работы программного продукта, специальных программных решений по обеспечению сохранности программ и данных, антивирусной защиты и др.

Прикладные программные продукты автоматизируют деятельность специалистов (экономистов, менеджеров, бухгалтеров, агентов и т.д.) предметных областей. Сформировалась тенденция на создание автоматизированных рабочих мест - АРМ, полностью поддерживающих всю профессиональную деятельность конечного пользователя в компьютерной среде.

Многие АРМ, наряду с основными функциями обработки данных, включают и вспомогательные, так называемый сервис. Сервис обеспечивает функции по обслуживанию базы данных - копирование, восстановление, архивирование, экспорт/импорт данных; выполнение работ, связанных с профессиональной деятельностью, таких, как подготовка корреспонденции с помощью текстового редактора, организация вычислений средствами электронной таблицы, использование электронной почты для рассылки корреспонденции и др.

В состав АРМ входят и средства конфигурирования программно-технического комплекса, которые перенастраивают АРМ с учетом технических характеристик средств вычислительной техники, состава основных и вспомогательных функций обработки. Современные программные продукты включают специальный программный модуль или команды в составе главного меню для настройки среды и оптимизации работы программных продуктов.

При установке программного продукта - инсталляции - делается глобальное конфигурирование, которое означает:

• задание места для размещения программного продукта на магнитном диске;
• выбор функциональных возможностей (программных компонентов, модулей) для установки на компьютере;
• настройку структуры базы данных (состава файлов, структуры записей);
• настройку операционной и технической среды функционирования программного продукта.

Такая настройка выполняется, как правило, квалифицированным программистом, и изменение условий установки потребует реинсталляции программного продукта.

Для повышения эффективности работы конечного пользователя предусматриваются средства оперативного конфигурирования, включающие:

• изменение пароля доступа к программному продукту;
• активизацию/деактивизацию функций обработки (изменение функций главного меню);
• параметрическую настройку команд меню;
• настройку экранных форм;
• настройку выходных форм печати;
• задание форматов базы данных (длина и тип полей);
• определение места хранения базы данных на магнитном диске;
• изменение параметров печати (тип принтера, параметры печатной страницы) и др.

Возможности средств настройки среды определяют гибкость программного продукта. Тенденция развития прикладных программных продуктов состоит также в создании инструментальных средств конечногопользователя .Инструментальные средства подобного типа предназначены для совершенствования функций обработки, создания новых приложений силами конечного пользователя.

Так, для пакетов бухгалтерского учета предлагается набор инструментальных средств следующего вида:

• генератор экранных форм, позволяющий создавать новые и изменять существующие экранные формы (расположение на экране реквизитов, соответствующих полям базы данных, использование текста подсказок, запуск процедур обработки, цветовое оформление и др.);
• язык запросов как средство поиска и фильтрации записей базы данных, выборки машинных документов, вычислений над данными базы данных;
• макропрограммирование клавишные и языковые макрокоманды (макросы), предназначенные для автоматизации рутинных операций обработки;
• генератор отчетов, обеспечивающий вывод запросной информации, формирование итогов различных уровней и др.

Определилась тенденция массового использования конечными пользователями интегрированных пакетов, ориентированных в первую очередь на возможности стандартных программных средств (текстовый редактор, электронная таблица, база данных). В составе интегрированных пакетов имеется мощный арсенал инструментальных средств (макропрограммирование, языки программирования, программы-дополнения и т.п.), предназначенных для создания как конечными пользователями, так и профессиональными программистами прикладных программных продуктов. Таким образом, среда интегрированного пакета - это в определенном смысле АРМ, обеспечивающий мощными и гибкими средствами работа конечного пользователя.

ППП Microsoft Office можно с полным основанием считать интегрированным, так как его характеризуют:

• стандартизация выполнения основных операций обработки (общность пунктов главного меню, приемов и технологий выполнения операций создания, сохранения, печати, поиска документов, файлов);
• единство принципов конфигурирования и настройки программ;
• конвертирование форматов хранимых данных;
• замена главного меню на меню приложения объектов при их редактировании.

Среда настройки Microsoft Office

Интегрированный пакет Microsoft Office содержит средства конфигурирования и настройки на условия конкретного применения, возможности автоматизации работы конечных пользователей.

Инсталляция программных продуктов пакета Microsoft Office связана с выбором функциональных компонентов продуктов. При установке программных продуктов Microsoft Office предлагается минимальная пользовательская и полная конфигурация программ, учитывающая возможности компьютеров и потребности пользователей пакета.

Выбранная конфигурация программных продуктов записывается в файлах с расширением .INI, например:

• Excel5.INI - конфигурационный файл инсталляции Excel 5.0;
• WinWord6.INI - конфигурационный файл инсталляции Word 6.0 и т.д.

Каждый файл конфигурации состоит из секции со стандартными наименованиями, которые описывают используемые значения параметров настройки (установки).

Пример 19.1. Файл конфигурации Word 6.0 - WinWord6.INI содержит:

[Microsoft Word] - название основной секции

USER-DOT-PATH=C:\WINWORD\TEMPLATE - имя каталога, содержащего шаблоны документов

PICTURE-PATH=C:\WINWORD\CLIPART - имя каталога, содержащего файлы рисунков

AUTOSAVE-PATH=C:\TEMP - имя каталога для размещения копии файлов документов при автосохранении

PROGRAMDIR=C:\WINWORD - имя каталога, содержащего программные модули Word 6.0

TOOLS-PATH=C:\WINWORD - имя каталога, содержащего файлы инструментальных средств Word 6.0

STARTUP-PATH=C:\WINWORD\STARTUP - имя каталога, содержащего файлы документов, загружаемых при запуске Word 6.0

DOC-PATH=C:\WINWORD - имя каталога, содержащего файлы документов (по умолчанию) и т.д.

[MSWord Text Converters] - секция конвертеров текстовых файлов

Lotus 123=Lotus 1-2-3, C:\WINWORD\LOTUS123.CNV,wk1 wk3 - конвертер для Lotus 123

MSMultiPlan=Multiplan, C:\WINWORD\MLTIPLAN.CNV.mp - конвертер для MSMultiPlan

и т.д.

[Help - секция контекстно-зависимой помощи] WINWORD.HLP=C:\WINWORD\WINWORD.HLP - имя основного файла подсказки

WRDBASIC.HLP=C:\WINWORD\WRDBASIC.HLP - имя файла подсказки для WORD BASIC

и т.д.

[Epson LX-850] - секция настройки принтеров

DefaultBin=

и т.д.

Каждый программный компонент интегрированного пакета Microsoft Office обеспечивает удобный инструментарий настройки среды работы конечного пользователя.

Состав инструментов настройки связан с основами построения и функциональными возможностями программных продуктов. Базовые понятия, используемые текстовым редактором Word6.0 (рис. 19.1) и электронной таблицей Excel 5.0 (рис. 19.2), обусловливают соответствующие средства их настройки (табл. 19.1).

Все настраиваемые параметры можно разделить на общие и локальные.

Общие параметры установки действуют до очередной переустановки и используются в работе со многими документами; их хранение осуществляется либо в файле конфигурации, либо в определенном шаблоне (автошаблоне) документов.

Локальные параметры связаны с каждым документом в отдельности; они задаются выбором параметров (опций) выполнения команд главного меню.

Рис.19.1. Основные параметры настройки среды Word 6.0

Таблица 19.1. Основные параметры настройки среды конечного пользователя

Часть параметров настраивается с помощью команд меню. Так, в Word 6.0 диалоговые окна для задания параметров выполнения некоторых команд содержат кнопку <По умолчанию>. Например, команда ФОРМАТ, Шрифт или СЕРВИС, Язык. Нажатие кнопки обеспечивает сохранение заданных установок до их очередного редактирования, и они действуют на любые документы.

Другие команды в диалоговых окнах содержат кнопки <Опции> или <Настройка>, которые обеспечивают переход к выполнению аналогичных команд через меню СЕРВИС:

Каждой вкладке соответствует набор задаваемых опций с командами меню и информацией документа (рис. 19.3).

В Excel 5.0 команда СЕРВИС, Дополнения обеспечивает оперативный выбор для использования дополнений (из числа инсталлированных или созданных пользователем). Чем меньше ресурсы компьютера, тем строже подходят к загрузке по мере необходимости набора дополнений для текущей работы (табл. 19.2).

Рис. 19.2. Основные параметры настройки среды Excel 5.0

Рис. 19.3. Диалоговое окно команды СЕРВИС, Опции

Таблица 19.2. Состав стандартных дополнений Excel 5.0

Команды СЕРВИС, Параметры обеспечивает настройку текущих параметров работы с рабочими книгами (рис.19.4).

Рис. 19.4. Диалоговое окно команды СЕРВИС, Параметры

НАСТРОЙКА ГЛАВНОГО МЕНЮ

Для удобства работы пользователь должен иметь меню с набором необходимых режимов и команд. Настройка главного меню (Word 6.0) выполняется командами СЕРВИС, Настройка, вкладка Меню (рис. 19.5).

Список Категории позволяет выбрать объект, участвующий в изменении меню, - стандартные режимы работы Word 6.0 и дополнения (автотекст, шрифты, макросы, стили). Соответственно выбору категории в окне "Команды" появляется набор возможных команд Word 6,0, макросов пользователя, элементов автотекста и т.д.

Окно "Изменить меню" позволяет выбрать пункт главного меню, в котором производится добавление или удаление команд, при этом указывается местоположение изменения - в окне "Где в меню".

Для создания нового пункта главного меню следует нажать кнопку <Строка меню>, которая выводит диалоговое окно (рис. 19.6).

В поле "Имя в строке меню" вводится имя нового пункта, указывается его местоположение - первый, последний и нажимается кнопка <Добавить> или выделяется пункт меню, за которым осуществляется добавление, и нажимается кнопка <Добавить после>.

Это же диалоговое окно используется для:

• удаления какого-либо пункта главного меню - производятся выбор удаляемого пункта и нажатие кнопки <Удалить>;
• переименования пункта - производятся ввод нового имени в поле "Имя в строке меню", выбор изменяемого пункта и нажатие кнопки <Переименовать>.

Для изменения состава и назначения команд выпадающего меню пунктов главного меню в диалоговом окне (см. рис. 19.5) в списке Изменить меню сначала выбирается имя соответствующего пункта главного меню. Для добавления нового подпункта в поле "Где в меню" указывается местоположение: авто, вверху или внизу. В списке Категория или Команды выбирается соответствующее назначение подпункта, а в поле "Имя в меню" вводится название подпункта.

Примечание. Для назначения клавиши быстрого доступа к меню через клавиатуру указывается амперсанд (&) перед выбранным для этого символом.

Рис. 19.5. Диалоговое окно "Настройка" Word 6.0, вкладка Меню

Кнопка <Добавить под> - добавляет указанную команду к выбранному меню или меняет имя указанного элемента на то имя, которое введено в поле "Имя в меню".

Кнопка <Удалить все> удаляет указанную команду, макрокоманду, шрифт, элемент автотекста или стиль из выбранного меню.

Кнопка <Очистить все> восстанавливает исходное состояние всех меню и строк меню.

Таким образом, отдельному пункту меню или подпункту выпадающего меню можно поставить в соответствие:

• встроенные команды главного меню Word 6.0;
• доступные шрифты;
• созданные элементы автотекста;
• макрокоманды пользователя;
• стили оформления текста, в том числе созданные пользователем.

Рис.19.6. Диалоговое окно для настройки пункта главного меню

Для сохранения модифицированного главного меню в поле "Сохранить в" указывается имя шаблона документа и осуществляется его сохранение. Данное меню будет доступ но при работе с документами, созданными на базе этого шаблона.

В Excel 5.0 при нахождении на листе типа программный модуль доступна команда СЕРВИС, Редактор меню, которая обеспечивает вывод диалогового окна "Редактор меню".

Состав пунктов меню, подменю и команд задается пользователем. Выбирается категория листов рабочей книги, для которых строится меню - список Категория: рабочий лист, диаграмма, нет открытых документов, контекстное меню, модуль Visual Basic. Далее курсор переводится в соответствующий список (Меню, Элементы меню или Пункты подменю) для вставки нового элемента и нажимается кнопка <Вставить>. Для задания имени нового элемента курсор переводится в поле "Заголовок", ввод заканчивается нажатием кнопки <Вставить>.

Пунктам меню, подменю или командам приписывается действие созданных пользователем и определенных в текущей рабочей книге макросов и процедур на языке Visual Basic (см. дальше). Для этого в списке указывается требуемый макрос.

Для существующего меню можно изменить имя пункта, подменю или команды, связать с ними макросы или процедуры Visual Basic, удалить ненужные пункты и команды. Для изменения имени после выбора курсором пункта в поле <<Заголовок>> вводится новое имя; для удаления пункта меню нажимается кнопка <Удалить>, для переназначения действия команды выполняется выбор требуемого макроса и нажимается кнопка <ОК>.

Если рабочую книгу сохранить как шаблон, то новые рабочие книги, созданные на ее основе, будут иметь готовые настроенные меню.

НАСТРОЙКА ПАНЕЛЕЙ ИНСТРУМЕНТОВ

Панели инструментов могут располагаться в любом месте окна приложения или вдоль границ рабочего пространства. Их настраивают, удаляя или добавляя кнопки, изменяя внешний вид и функции обработки, вызываемые на выполнение нажатием кнопки. Различают встроенные панели инструментов и панели инструментов, создаваемые пользователями.

Excel 5.0 содержит 13 встроенных панелей инструментов. Пользовательские панели инструментов создаются по двум основным причинам: панель содержит кнопки, соответствующие командам одинаковой частоты использования или соответствующие командам, взаимосвязанным по характеру работы пользователя. Перечень панелей, выводимых на экран, цветовое оформление, величина кнопок, вывод подсказки об их назначении - все это находится под управлением пользователя. Работа начинается, командой ВИД, Панели инструментов (рис. 19.8).

Рис. 19.8. Диалоговое окно для выбора панелей инструментов

В списке отмечаются панели инструментов. После нажатия кнопки <ОК> осуществляется их вывод на экран. Для создания новой панели инструментов в поле "Имя панели" вводится новое имя и нажимается кнопка <Создать>. На экран выводится окно диалога "Настроить" для добавления кнопок и их настройки (рис. 19.9).

Рис. 19.9. Диалоговое окно настройки панели инструментов

Из списка категорий кнопок выбирают требуемую, нажимают левую кнопку мыши на нужной кнопке и перемещают ее из окна "Настройка" на новую панель. Для удаления кнопки на панели выполняют аналогичное действие - выбирают кнопку нажатием левой кнопки мыши и перетаскивают кнопку с панели (в любое место).

Кнопкам панели можно назначить макросы или процедуры, запускаемые при нажатии на них. Для этого в процессе настройки устанавливают курсор на соответствующей кнопке, нажимают правую кнопку мыши для вызова контекстного меню команд, в котором выбирается команда Назначить макрос.

Команда контекстного меню Назначить макрос вызывает диалоговое окно, в котором содержится перечень возможных для выбора макросов - кнопка <ОК> либо осуществляется запись нового макроса - кнопка <3апись>.

Также редактируют значки, изображенные на поверхности любой кнопки: команда контекстного менюПравить значок кнопки.

Изображение значка выделенной кнопки редактируют, предварительно выбрав цвет, с помощью щелчков левой кнопки мыши, а также стирают изображение ластиком, смещают изображение значка кнопки на одну позицию в любом из четырех направлений (кнопки со стрелкой).

Для создания панели инструментов в Word 6.0 выполняется команда ВИД, Панели инструментов и нажимается кнопка <Создать>, в результате появляется диалоговое окно для указания имени и сферы действия новой панели инструментов (рис. 19.12).

Рис. 19.12. Диалоговое окно для определения нестандартной панели

Затем выводится диалоговое окно "Настройка" для выбора категории кнопок и их расположения на новой панели инструментов. Кнопку можно графически отредактировать - кнопка <Правка> вызывает диалоговое окно "Редактор кнопки".

Для изменения назначения или оформления кнопок существующих панелей выполняют команду ВИД, Панели инструментов, выбирают нужную панель и нажимают кнопку <Настроить>. Далее повторяют аналогичные действия. Отличие состоит лишь в том, что кнопке можно назначить макрос, шрифт, автотекст, стили.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ "ГОРЯЧИХ" КЛАВИШ

"Горячие " клавиши, или клавиши сокращения используют для ускорения операции форматирования и редактирования фрагментов документа, перемещения по документу, работы с окнами, командами меню, для запуска макросов на выполнение и др.

Для настройки "горячих" клавиш, например, в Word 6.0 выполняется команда СЕРВИС, Настройка, на вкладке Клавиатура выбирается категория объекта и определенный представитель категории - команда, которому можно назначить любое сочетание клавиши (<Alt>, <Ctrl> или <Shift>) и произвольной буквы или цифры. В качестве категории выступают также: макро, шрифты, элементы автотекста, стили, спецсимволы (рис. 19.13).

Рис. 19.13. Диалоговое окно команды СЕРВИС, Настройка

В поле "Текущее назначение" показано существующее назначение для команды меню, в поле "Назначить" - указанное=пользователем. Ранее сделанные назначения можно изменить либо просто удалить - кнопка <Удалить>, а также можно восстановить назначения по умолчанию - кнопка <Oчистить все>.

Выполненные назначения сохраняются в определенном шаблоне документа.

Для Excel 5.0 клавиши команд меню <Правка>; клавиши, используемые при вводе данных; клавиши для перемещения в пределах выделения; клавиши для работы в ячейках или строке формул - фиксированы. Допускается изменение лишь "горячих" клавиш для вызова макросов путем задания параметров в диалоговом окне "Макрос".

МАКРОПРОГРАММИРОВАНИЕ

Что такое макропрограммирование

Макропрограммирование (macro programming) - разработка программ использованием макросредств.

Макросредства включают макроязык, основа которого - средства определения и использования макрокоманд и средства макрогенерации; с их помощью макрокоманды превращаются в макрорасширения - последовательность предложений, вставляемых в программу вместо макрокоманды.

Макрокоманда (таcros, macro, instruction) - специфическое понятие, зависимое от контекста использования (языков программирования, инструментальной среды работы конечного пользователя).

Макрокоманда (macros, macro, instruction) - предложение языка, идентифицирующее набор простейших команд (инструкций).

Макрокоманда, как правило, используется со списком параметров. В определенном смысле макропрограмма - минимально возможный программный модуль, или макромодуль.

К классу макрокоманд относят создание и применение встроенных процедур, встроенных (внутренних, built-in) функций.

Применительно к пакету Microsoft Office макрокоманда - это сохраняемая под определенным именем последовательность действий на уровне команд главного меню, программных инструкций на языке программирования Basic.

Макрокоманды позволяют:

• выполнить стандартные операции редактирования и оформления документов (например, задание формата абзацев, типа шрифтов, установок табуляторов и т.п.);
• объединить несколько последовательно выполняемых команд в одну;
• использовать вызов диалоговых окон, обеспечить принцип умолчания для задания опций команд;
• автоматизировать запуск и выполнение приложений (макрокоманда может включать в свою последовательность другие макрокоманды) и др.

Макрокоманды пакета Microsoft Office делят на две категории:

клавишные макрокоманды - последовательность нажатий клавиш, сохраненная под указанным именем;

языковыемакрокоманды - последовательность команд на языке программирования Visual Basic (диалектах языка для различных пакетов).

Клавишные макрокоманды автоматически отображаются в инструкции языка программирования. Макрокоманды можно сохранять, редактировать, копировать и вызывать на выполнения по имени либо с помощью специальных клавиш, кнопок панели инструментов, а также команд меню, элементов управления диалоговых окон.

Клавишные макрокомандыWord 6.0

Для начала записи клавишных макрокоманд следует выполнить команду СЕРВИС, Макрокоманда и нажать кнопку <3аписать> либо щелкнуть на указателе ЗАП в строке состояния два раза левой кнопкой мыши. Появляется диалоговое окно "Запись макрокоманды" (рис. 19.14), которое используется для указания параметров макрокоманды.

Каждая макрокоманда должна иметь уникальное имя, начинающееся с буквы - одно или несколько слов произвольной длины, не более 80 символов. Имя можно не указывать; в этом случае Word присваивает макрокоманде стандартное имя - Макро#.

Рис. 19.14. Диалоговое окно <<Запись макрокоманды>>

В зависимости от указания пользователя сферой действия новой макрокоманды являются:

• шаблон Normal.dot - все документы, макрокоманда получает статус общая;
• произвольный шаблон - документы, построенные на основе указанного шаблона;
• команды Word - действие макрокоманды связано с выполнением определенной команды Word.

Описание макрокоманды - произвольный текст длиной не более 255 символов. При запуске макрокоманды ее описание выводится в строке состояния.

При создании макрокоманды можно указать способ вызова макрокоманды на выполнение:

• нажатие специальной кнопки панели инструментов;
• выбор пункта (команды) меню;
• "горячие" клавиши (клавиши сокращения).

Если выбран способ Панель, появляется диалоговое окно "Настройка". На вкладке Панель выбирается имя макрокоманды. После нажатия левой кнопки мыши на имени макрокоманды появляется пунктирное изображение кнопки, которую следует отбуксировать на панель инструментов или свободное пространство в области документа. После этого левая кнопка мыши отпускается; в окне "Нестандартная кнопка" выполняется ее настройка, подтверждение выбора - кнопка <Назначить> либо графическое редактирование - кнопка <Правка> (в окне "Редактирование кнопки").

Для способа вызова Меню осуществляется стандартная настройка меню - добавление пункта меню, связанного с вызовом макрокоманды. В диалоговом окне "Настройка" следует в списке Изменить меню выбрать имя пункта меню, в списке Где в меню указать, место: авто, вверху, внизу, в поле "Имя и меню" ввести имя команды меню для вызова макрокоманды. Для назначения клавиши быстрого доступа к пункту меню через клавиатуру в имени перед выбранным символом печатают амперсанд (&). Кнопка <Добавить> добавляет к выбранному меню вызов макрокоманды. Макрокоманды вызываются из нового пункта главного меню, который создается с помощью кнопки <Строка Меню>. Диалог Строка .меню задает название пункта главного меню и определяет его местоположение (первый, последний после выбранного пункта). Состав команд созданного пункта меню формируется обычным образом.

Для способа вызова клавишей в диалоговом окне "Настройка" на вкладке Клавиатура указывается в окне "Новая клавиша" комбинация клавиш (<Alt>, <Ctrl> или <Shift> плюс комбинация цифровых или алфавитных клавиш) для вызова макрокоманды. Текстовая кнопка <Назначить> производит назначение.

После выбора способа вызова появляется панель Запись макрокоманды. Панель содержит две кнопки (слева направо):

Рис. 19.15. Панель инструментов Запись макрокоманды

<Стоп> - завершает запись макрокоманды;

<Пауза> - приостанавливает запись макрокоманды.

Все действия пользователя - выбор пунктов меню, опций в диалоговых окнах - протоколируются системой и записываются средствами языка WordBasic. Во время записи макрокоманды разрешен запуск других макрокоманд, которые, в свою очередь, могут использовать другие вложенные макрокоманды.

Стандартный вариант вызова макрокоманд на выполнение - это команда СЕРВИС, Макрокоманда, диалоговое окно "Макрокоманда", кнопка <Выполнить>. Данный способ пригоден также для редактирования и удаления макрокоманд - кнопки <Правка>, <Удалить>.

Пример 19.2. Внутренняя структура макрокоманды М2 включает вызов макрокоманды Ml, M3 - вызов М2.

Пример 19.3. Клавишная макрокоманда выполняет следующие стандартные установки в меню ФОРМАТ для выделенного абзаца при нажатии на кнопку панели <Форматирование> с именем А1:

шрифт - Arial Суг, высота - 10 пунктов, полужирный;

абзац - выравнивание по обеим сторонам, красная строка 1 см;

табуляторы - левосторонние таблотступы на расстоянии 5 см, 12 см.

Последовательность действий:

• выполнить команду СЕРВИС, Макрокоманда;
• ввести в поле "Имя" - имя новой макрокоманды А1, указать сферу ее действия - шаблон Normal.dot, записать произвольный комментарии к шаблону и нажать кнопку <Записать>;
• в окне "Запись макрокоманды" назначить вызов макрокоманды с помощью кнопки на панели инструментов - нажать кнопку <Панели>;
• в окне "Настройка" на вкладке Панели выбрать категорию Макро. Курсор устанавливается на введенное имя макрокоманды, нажимается левая кнопка мыши и новая кнопка-заготовка перетаскивается в область окна документа;
• в окне "Нестандартная кнопка" выбрать внешний вид новой кнопки;
• на экран выводится новая панель инструментов - Запись макро, которая имеет кнопки: <Стоп> - для завершения записи макрокоманды, <Пауза> - для временной приостановки записи макрокоманды (для возобновления записи - повторно нажать кнопку <Пауза>);
• сделать указанные установки с помощью команд режима ФОРМАТ;
• нажать кнопку <Стоп> на панели Запись макро.

Для проверки правильности действий следует выделить абзац и нажать кнопку макрокоманды.

Макрокоманды на языке WordBasic

Для создания макрокоманды на языке WordBasic выполняется команда СЕРВИС, Макрокоманда, в диалоговом окне "Макрокоманда" (см. рис.19.14) указываются имя макрокоманды, сфера ее действия и краткое описание, затем нажимается кнопка <Создать>, после этого открывается новое окно для записи текста макрокоманды на языке WordBasic. На экран выводится панель инструментов Макро.

Рис.19.16. Панель инструментов Макро

Используются следующие кнопки (слева направо):

<Список активных макрокоманд> - позволяет просматривать и переходить к активной макрокоманде;

<3апись> - запись новой макрокоманды;

<3аписать следующую команду> - продолжить запись макрокоманды, начиная с позиции, на которой установлен курсор;

<Старт> - выполнить активную макрокоманду;

<Трасса> - пошагово выполнить активную макрокоманду;

<Продолжить> - продолжить выполнение остановленной макрокоманды;

<Стоп> - завершить выполнение макрокоманды;

<Шаг внутрь> - выполнить активную макрокоманду, останавливаясь перед каждой инструкцией и подсвечивая ее;

<Шаг через> - выполнить активную макрокоманду, останавливаясь перед каждой следующей инструкцией в основном теле макрокоманды и подсвечивая ее. Выполнение подпрограмм не прерывается;

<Показать переменные> - вывод на экран диалога "Переменные макрокоманды", с помощью которого можно просмотреть и изменить значения всех переменных остановленной макрокоманды;

<Добавить или удалить REM> - вставить или удалить инструкцию REM в выделенных строках окна редактирования макрокоманд;

<Макро> - работу с макрокомандами, в том числе создание новых макрокоманд, выполнение существующих и т.д;

<Редактор диалогов> - запуск или переключение в режим Редактора диалогов.

Более подробно о программировании см. подразд. 19.2 и сведения о макропрограммах Excel 5.0.

Пример 19.4. Текст программы для макрокоманды А1:

Sub MAIN

FormatFont .Points = "12", .Underline = 0, .Color = 0, .Strikethrough = 0,.Superscript = 0,

.Subscript = 0, .Hidden = 0, .SmallCaps = 0, .AllCaps = 0, .Spacing = "0 пт",

.Position = "0 пт", .Kerning = 0, .KerningMin="", .Tab ="0",=.Font ="Arial Cyr",

.Bold= 1, .ltalic=0

.FormatParagraph .LeftIndent = "0 см", .RightIndent = "0 см", .Before = "0 пт", 

.After = "0 пт", .LineSpacingRule = 0, .LineSpacing = "", .Alignment = 3, 

.WidowControl = 1, .KeepWithNext = 0, .KeepTogether = 0, .PageBreak = 0, 

.NoLineNum = 0, .DontHyphen = 0, .ТаЬ= "0", .FirstIndent = "1"

FormatTabs .Position = "5 см", .DefTabs="1,25 см", .Align=0, .Leader = 0, .Set 

FormatTabs .Position ="12 см", .DefTabs="1,25 см", .Align=0, .Leader=0, .Set End Sub

Для просмотра текста макрокоманды выполняется команда СЕРВИС, Макрокоманда, курсор устанавливается на имени макрокоманды, нажимается кнопка <Правка>.

Клавишные и языковые макрокоманды сохраняются в определенном шаблоне документов. С помощью команды ФАЙЛ, Шаблоны или СЕРВИС, Макрокоманда вызывается диалоговое окно LОрганизатор¦, которое обеспечивает копирование, переименование и удаление макрокоманд на уровне шаблонов документов.

Макропрограммирование

Макропрограммирование в Excel 5.0 также осуществляется путем создания макросов (макрокоманд) двух видов:

• клавишные макросы;
• языковые макросы в виде программных модулей на языке Visual Basic.

Группа языковых макрокоманд подробно рассматривается в подразд. 19.2. Рассмотрим основы работы с клавишными макросами.

Для записи нового клавишного макроса выполняется команда СЕРВИС, Запись макроса, выбирается вариант Записать новый макрос. Макрос записывают с использованием абсолютных (точные адреса ячеек в стиле А1) или относительных ссылок на ячейки таблицы.

После указания вида записи появляется диалоговое окно "Запись макроса" (рис. 19.17), в котором указано:

Рис.19.17 Диалоговое окно "Запись макроса"

имя макроса - начинается с буквы без пробелов,

краткое описание создаваемого макроса.

Текстовая кнопка <Параметры> вызывает диалоговое окно для установки параметров:

• способ вызова;
• место сохранения макроса (персональная рабочая книга, текущая рабочая книга, новая рабочая книга);
• язык записи текста макроса (Visual Basic, макроязык Excel 4.0).
• Для вызова макросов можно использовать:
• команды меню;
• "горячие" клавиши <Ctrl> <буква>.

Другими средствами настройки можно связать нажатие кнопки на панели инструментов с запуском макроса (см. выше). Любому рисованному объекту на рабочем листе также можно приписать запуск макроса с помощью команды контекстного меню Назначить макрос.

Создаваемый макрос может быть сохранен в персональной книге макросов (PERSONAL.XLS), общей для ряда рабочих книг одного автора или в текущей рабочей книге. Автоматически создается новый рабочий лист, на который записывается текст макроса на выбранном языке программирования - Visual Basic или макроязыке Excel 4.0. Макросы можно также размещать в отдельной рабочей книге, которая создается автоматически под стандартным именем ВООК#.

После задания параметров и нажатия клавиши <ОК> на экран выводится панель инструментов Остановка записи, которая останавливает запись макроса. Далее выполняются действия для записи в макросе.

Для запуска макроса через команду СЕРВИС, Макрос вызывают аналогичное диалоговое окно, с помощью которого выполняют, модифицируют или удаляют выделенный макрос.

Команда ВСТАВКА, Макрос вставляет в рабочую книгу под управлением пользователя:

• лист для размещения модуля Visual Basic;
• лист диалога;
• лист макросов Microsoft Excel 4.0.

Лист модуля Visual Basic используется для записи языковых макросов, лист макросов Microsoft Excel 4.0 - для записи новых макросов на языке предыдущей версии пакета Excel.

ШАБЛОНЫ ДОКУМЕНТОВ

Шаблон документов Word 6.0

Для облегчения работы по созданию и форматированию текстов, стандартизации расположения и оформления текста, графики, типизации операций обработки документов и др. используются шаблоны документов. Пакет Microsoft Office дает различные определения шаблона для разных программных продуктов.

Шаблон Word 6.0 - совокупность постоянного текста, графики, доступных стилей для форматирования документов, макрокоманд, элементов автотекста, панелей инструментов, нестандартных меню и клавиш сокращения.

Любой документ строится на базе выбранного шаблона, поэтому при работе с документом доступны все возможности шаблона.

Шаблоны документов создаются различными методами.

Ручной вариант создания шаблона. С помощью команды ФАЙЛ, Создать с указанием типа документа - Шаблон - создается новый документ со стандартным именем Шаблон, для которого можно выполнить все необходимые оформления, разметки, подготовить стили, макрокоманды и т.д., а затем сохранить документ со стандартным расширением .DOT в каталоге, содержащем шаблоны.

Шаблон на базе другого шаблона. На базе существующего шаблона создается новый документ, который оформляется, а затем сохраняется с помощью команды ФАЙЛ, Сохранить как новый шаблон - файл с расширением .DOT. Применительно к новому шаблону осуществляется разработка нужных макрокоманд, панелей инструментов, элементов автотекста и т.п. Этот вариант развивает существующие шаблоны документов, сохраняя преемственность их элементов.

Шаблон из элементов других шаблонов. Вариант состоит в максимальном заимствовании элементов других шаблонов. С помощью команды ФАЙЛ, Шаблоны кнопка <0рганизатор> вызывает диалоговое окно для выполнения поэлементного формирования шаблонов (рис. 19.18).

Рис. 19.18. Диалоговое окно "Организатор"

Для элемента определенного типа выбирается соответствующая вкладка, на которой устанавливают файл-источник элемента шаблона и файл-приемник, выполняется копирование.

Это же диалоговое окно позволяет удалить неактуальные элементы шаблона или переименовать их.

Шаблон рабочих книг Excel 5.0

Шаблон Excel 5.0 - совокупность текста, графики, форматов данных и макета печатной страницы, формул, макросов и меню.

Существуют различные виды шаблонов: наиболее типичный - шаблон рабочей книги.

Шаблон рабочей книги Excel 5.0 - это рабочая книга, которую используют как образец при создании других рабочих книг. По команде ФАЙЛ, Создать по выбранному шаблону создается новая рабочая книга (сам шаблон-оригинал остается нетронутым); книге присваивается временное имя файла шаблона, но без расширения.

Шаблон рабочей книги содержит параметры, соответствующие настройке в команде СЕРВИС, Параметры:

• заданное число листов в рабочей книге;
• шрифт основного текста;
• стиль ссылок;
• режимы правки и др.

Шаблон рабочей книги создается путем сохранения рабочей книги в виде файла с типом Шаблон и расширением .XLT. Если для сохранения выбран стартовый каталог XLSTART (или альтернативный стартовый каталог) и для файла использовано стандартное имя BOOK.XLT, шаблон становится автошаблоном рабочей книги.

Автошаблон - шаблон со специальным именем, расположенный в стартовом или альтернативном стартовом каталогах.

Все рабочие книги стартового каталога (файлы с расширением .XLS) автоматически открываются при запуске Excel 5.0, а шаблоны (файлы с расширением .XLT) добавляются в список диалогового окна команды ФАЙЛ, Создать и выводятся для выбора.

Для редактирования шаблоны открывают особым образом. При выполнении команды ФАЙЛ, Открыть выделяется требуемый файл шаблона таблицы и при нажатой клавише <Shift> нажимается кнопка <ОК>. После завершения редактирования выполняется сохранение файла шаблона обычным образом.

Рабочие книги могут включать и отдельные листы, созданные на основе шаблонов. Для этого книга, на основе которой создан шаблон, содержит только один лист, и сохраняется в стартовом каталоге. Таким образом можно построить шаблоны диаграмм, диалоговых окон, макросов.

Для включения нового листа на базе автошаблона выполняются следующие действия:

• выделяется лист, слева от которого вставляется новый лист на основе шаблона;
• правая кнопка мыши вызывает контекстное меню ярлычка выделенного листа;
• выполняется команда ВСТАВКА контекстного меню;
• из списка типов листов выбирается требуемый, нажимается кнопка <ОК>.