Условно весь диск разбит на секторы для упорядочения процесса записи информации на диск. Каждый сектор и каждая дорожка имеют свой номер. При записи компьютер находит свободные дорожки и номер сектора. Эти данные заносятся в оглавление диска. Различают два вида операций при работе с файлами:

• запись на диск;
• чтение с диска.

При записи файла необходимо выполнить:

а) открыть файл для записи, если файл с указанным именем не существует, то будет выдано соответствующее сообщение; необходимо решить - отказаться от работы или выполнить запись поверх указанного старого файла;
b) система определяет наличие свободного места на внешнем носителе; если оно имеется, выводит начальную метку файла, в оглавлении делает отметку, где будет размещаться данный файл; если свободного места нет, пользователю будет выдано соответствующее сообщение;
c) запись компонент файла;
d) операция закрытия файла; система выводит конечную метку файла.

При чтении файла необходимо выполнить:

a) открыть файл для чтения; система обращается к диску и определяет, имеется ли файл с указанным именем;
b) в случае отсутствия файла на диске необходимо проверить правильность написания имени; если файл не найден, то проверяется начальная метка, подключается к работе указатель записи - специальная переменная; после открытия файла для чтения указатель стоит перед первой компонентой файла.

Файлы отличаются друг от друга методом доступа к его компонентам: последовательные файлы и файлы с прямым доступом.

Последовательный файл структурно организован как последовательность элементов. Файл создается или пополняется, если в него что-то записывается. Каждая операция записи добавляет к файлу новую компоненту. Компоненты можно добавлять только к последней записи последовательного файла.

Организация файлов с прямым доступом позволяет непосредственно прочитать компоненту n, минуя n - 1 предыдущие компоненты.

Записывать данные в файл и считывать их из файла очень удобно в программировании при работе с большим количеством данных. Функция Open - открыть, используемая в среде программирования Visual Basic, позволяет напрямую создать файл и получить к нему доступ. Visual Basic поддерживает три доступа к файлу:

Последовательный доступ - для чтения и записи непрерывных блоков данных в текстовый файл;
Произвольный доступ - для чтения и записи в текстовые и двоичные файлы структурированных данных в виде записей;
Двоичный доступ - для чтения и записи данных в файлы произвольной структуры.