Регистрационные формы и документы службы делопроизводства

Регистрация документа - это фиксация факта создания или поступления документа в организацию. Регистрация включает проставление регистрационного номера документа и запись сведений о документе в регистрационных формах.

Регистрация документа необходима для учета, контроля и поиска нужных документов.

Утверждение документов проводится должностным лицом (руководителем) соответствующего подразделения или руководителем предприятия или специально издаваемым документом для придания документу юридической силы. В утвержденных документах присутствует гриф утверждения документа, содержащий слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименование должности, подпись инициалы и фамилию лица, утверждающего документ, и дата утверждения.

Перечень документов, подлежащих утверждению

Перечень документов, на которых ставится печать

На документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми актами ставятся печать и подпись. Подпись должна быть заверена печатью предприятия.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть личной подписи должностного лица, подписавшего документ, и текст был разборчивым.

Перечень документов, не подлежащих регистрации

В данный перечень включены документы, не подлежащие регистрации. Этот перечень может быть конкретизирован с учетом рода деятельности предприятия и доведен до секретарей-референтов, или лиц, ведущих журналы регистрации.

Форма журнала регистрации входящих документов

Входящие документы включают корреспонденцию, поступающую от органов законодательной и исполнительной власти, служебную корреспонденцию, письма, заявления и обращения граждан.

Для регистрации входящих документов применяется специальный журнал, в котором регистрационный номер (индекс) состоит из порядкового номера по данному журналу и номера дела, в которое подшивается документ.

Журнал необходим для обеспечения сохранности и оперативного поиска входящих документов.

Для контроля исполнения документов в журнале введена графа "Отметка об исполнении". Данные об исполнителе и сроке исполнения берутся из резолюции руководителя на входящем документе.

Исполнителю документ передается под расписку в графе "Исполнитель".

Журнал ведется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства.

№ входящего документа


Дата

Исходящий номер
Отправитель 		Заголовок или краткое содержание
Исполнитель 		Подпись исполнителя
7-03/145 19.11.01 165 АО "МММ" Об увеличении объемов работ Фролов   
7-03/146 19.11.01 17501 МГТС Об оплате счетов Сергеев  
              

 

           

В зависимости от объема документооборота в организации для регистрации используются различные формы: журналы, картотека или учетные файлы на ПК.

Рекомендуется учетные файлы создавать в виде журнала и записывать данные с помощью электронных таблиц Excel, содержащих в первой строке заголовок информационного поля, а каждая последующая строка рассматривается как учетная запись.

Для регистрации документа в электронном виде создается таблица в книге Excel, заголовки которой находятся в первой строке, а каждая последующая строка рассматривается как учетная запись. При вводе записи в виде формы (команда Форма в меню Данные) появляется заголовок информационного поля, соответствующий названию столбца таблицы.

Для бумажного варианта регистрационной карточки можно создать соответствующую таблицу в приложении Word.

Образец Карточки регистрации документов на ПК

Регистрационная карта входящих документов
Краткое содержание Дата поступления
Автор отправитель Исходящий номер Исполнитель
Тема Дата документа Срок исполнения
Резолюция Номер дела
Дополнительные сведения

Форма журнала регистрации исходящих и внутренних документов

К исходящим документам относятся: распорядительные документы предприятия, письма в адрес иных организаций и граждан, приказы, издаваемые предприятием в процессе осуществления своих полномочий.

Отправляемые предприятием (исходящие) документы регистрируются в журнале, в который заносятся сведения о документе для справочно-информационной работы. В графе "Примечание" могут быть указаны номера документов-ответов на соответствующий исходящий и номера документов, подлежащих утверждению.

Регистрационный номер исходящего документа может состоять: из порядкового номера по журналу или из номера дела, в котором хранится копия документа, и порядкового номера.

№ исходящего документа


Дата


Получатель 		Краткое содержание
Исполнитель 		Отметка об исполнении
7-04/305 12.11.01 ЗАО "НЭЛС" О закупке мебели Сидоров  
7-04/306 12.11.01 АО "Техникс" О пролонгации договора № 15/01 Фролов  
7-04/307 13.11.01 ООО "ТТТ" Об аренде помещения Сидоров  

Форма журнала регистрации приказов

Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам документов, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизии, договора и т. д.

Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрационной группы. Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например приказ № 5, протокол № 3 и т. п.

Журналы регистрации ведутся секретарем-референтом или службой делопроизводства предприятия.

Приказы по предприятию могут регистрироваться в специальном журнале или как внутренние документы в журнале регистрации внутренних документов.

№ п/п Регистрационный номер Дата Кто подписал Заголовок или краткое содержание

Ознакомлены Отметка об исполнении
11 02.02.02 Павлов В. В. О приобретении ВТ Стасова А. 0.  
           

Форма журнала регистрации заключенных договоров.

Журнал регистрации заключенных договоров необходим для формирования плана работ, контроля за выполнением договоров и за проведением выплат по договорам.

Таблица заполняется для разных типов договоров: договоров на выполнение работ, на приобретение вычислительной техники, договоров на услуги, финансовых и кредитных договоров.

№ п/п Номер договора
Тип договора 		Дата заклю-
чения 		Название договора Состоя
ние 		Заказ
чик 		Испол
нитель 		Стоимость (руб)
1 12/услуги 05.02.01 Комму-нальные услуги Дейст
вующий 		ЗАО "Север" АОЗТ "Луч" Савин В. В. 12500
               

Номенклатура дел предприятия

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

В номенклатуру дел включаются все дела структурных подразделений предприятия и журналы регистрации. Не включаются в номенклатуру научно-технические документы и печатные издания.

Номенклатура дел составляется секретарем-референтом, специалистом, ответственным за работу с документами, или архивистом предприятия. В качестве разделов номенклатуры используются наименования структур подразделений предприятия. При отсутствии структурных подразделений в качестве разделов номенклатуры могут быть использованы направления деятельности предприятия или должности руководителей и специалистов предприятия.

В начале каждого раздела указываются наиболее важные для деятельности предприятия документы: приказы, протоколы, затем - переписка и другие информационно-справочные документы. В конце разделов приводятся журналы регистрации.

Номенклатура дел подписывается составителем и утверждается руководителем предприятия. В конце года делается итоговая запись о количестве заведенных дел.

Наименование предприятия

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

АОЗТ "Север" УТВЕРЖДАЮ

№11 Генеральный директор

ЗАО "Север"

на 2001 год Подпись Северов В. В.

03.12.2001

Индекс деля Заголовок дела (тома) Кол-во дел (томов) Срок хранения дела (тома) и статьи по перечню Примечание
1. Секретариат 
1-1 Устав предприятия 1 постоянно, ст. 13  
1-2 Штатное расписание 1 постоянно, ст. 1 3  
           

В 2001 г. заведено дел. _________________________
(цифрами и прописью)

Референт Подпись В. И. Иванов

Зав. архивом Подпись И. О. Снегова

Опись дел

При передаче дел в архив на них составляется опись. Опись составляется, как правило, на документы одного года. Дела в опись вносятся по степени важности.

Каждое дело в описи получает своей порядковый (архивный) номер, который затем проставляется на обложке соответствующего дела.

В конце описи указывается цифрами и прописью количество включенных в нее дел. Опись подписывается составителем и председателем ЭК предприятия, согласовывается с руководителем предприятия и утверждается сотрудником архива.

ОПИСЬ ДЕЛ №
за _________ год

№п/п Индексы дел Заголовки дел Дата дела Количество листов в деле Примечание
1 1/22 Приказы 01.02.01. 1  
2 3/протокол Протокол собрания акционеров 2  

В опись включено ___ дел с №__________
(цифрами)

Должность Подпись И.О. фамилия

Итоговую запись к описи за _____________ года заверяю.

Наименование должности лица,
ответственного за работу с документами Подпись И.О. фамилия

Председатель экспертной комиссии
СОГЛАСОВАНО Подпись И.О. фамилия

Наименование должности руководителя Подпись И.О. фамилия

Внутренняя опись

Внутренняя опись составляется для учета документов постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызван спецификой документации (наличие грифа секретности, особо ценные документы и т, п.).

Внутренняя опись составляется лицом, ответственным за документы дела, и подшивается в начале дела.

Для обеспечения сохранности документов, включенных в дело, все листы его нумеруют. В конце дела подшивается заверительный лист, в котором указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов.

внутренняя опись

00.00.2001
документов дела №

№п/п Индекс документа Дата документа Заголовок документа №№ листов дела Примечание
1 1/173 01.03.01 протокол 2  
2 3/173 02.03.01 распоряжение 2  

Итого _______________ документов
(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи __

Должность Подпись И. О. Фамилия