К информационно-справочным документам можно отнести следующие:

• Письмо
• Гарантийное письмо
• Информационное письмо
• Письмо иностранному партнеру
• Факс
• Докладная записка
• Справка с места работы
• Протокол
• Акт сдачи-приемки выполненных работ
• Акт обследования и др.

Письма оформляются в соответствии с требованиями государственных стандартов и содержат основные реквизиты организации и текст письма.

Закрытое акционерное общество
"Альбатрос"

Директору фирмы "Дело"
Семенову С. С.

от 06.12.200/ г. № 04/452
на№_______________________

Наша фирма работает в области проектирования, дизайна и строительства уже несколько лет и занимает стабильное положение на Российском строительном рынке. Мы будем рады видеть Вас в числе наших клиентов. Подробную информацию о фирме Вы найдете в прилагаемом информационном листе, а также в буклете, посвященном нашим работам в сфере проектирования и реализации интерьеров.

Если Вас заинтересовало это предложение, то мы можем выслать, любую дополнительную информацию или встретиться с Вами лично.

С уважением,

Гарантийное письмо является документом, регламентирующим порядок оплаты заказа на выполнение работ.

Закрытое акционерное общество
"Альбатрос"

Генеральному директору ООО "ВИЗИТ"
Соколову О. О.

от 11.12.2001 г. № 04/460
на№_________________________

Прошу Вас выполнить заказ на изготовление визитных карточек для сотрудников фирмы в количестве 5000 шт.

Оплату гарантируем с нашего расчетного счета 40702910100000000095 в АКБ, "Столичный", к/с 30101010100000000218, БИК 044536218, ОКПО 23456789, ОКОНХ 12000.

Приложение: Список сотрудников на 1 листе.

Закрытое акционерное общество
"Альбатрос"

Всем сотрудникам

Прошу в срок до 15 декабря 2001 года представить в секретариат список детей сотрудников, желающих посетить новогодние представления.

Письмо в адрес иностранных партнеров имеет отличную от нашей структуру письма, общепринятую в международной переписке. Письмо начинается с адреса, расположенного в левом верхнем углу. Во всем мире порядок написания адреса принят прямо противоположным нашему: сначала пишут "кому", а затем уже "куда".

С правой стороны пишут дату отправления письма. Принятые у нас сокращения типа 10.12.01 в международной переписке не употребляются. Допустимо лишь сокращение месяцев.

• January-Jan.
• February - Feb.
• April-Apr.
• September - Sept.
• October-Oct.
• November-Nov.
• December-Dec .

Еще ниже слева пишут вежливое обращение. Оно традиционно состоит из слов Dear Mr или Dear Mrs и фамилии адресата. Следующей строкой после обозначения "Re:" в деловой переписке принято кратко обозначить предмет, тему письма.

Знаки препинания в деловых письмах ставятся в соответствии с принятыми для английского языка правилами пунктуации. В деловом письме запятой отделяются число и месяц от года, а в адресе разделяются название адресата, улицы, города, района, страны. Между номером дома и названием улицы запятая не ставится. После вступительного обращения в английской переписке ставится запятая, а в переписке с адресатом из США - двоеточие или двоеточие и тире. Заключительное приветствие заканчивается запятой. Заканчивают письмо обычно словами Sincerely Yours (Искренне Ваш) или просто Yours (Ваш) и подписью с указанием под ней вашей фамилии и должности.

Mr. F. Simpson
American Book Co
P.O. Box 99
Afton,WY83110
USA

October 20,2001

Dear Mr. Simpson:

Re: International Exhibition

We are pleased to once again invite you to participate in our International Exhibition of Technical and Scientific Books, held annually. The exhibition will be arranged from 10 to IS November 2001 at the Exhibition Center, Moscow.

We do hope that you will exhibit your books at our exhibition and would request you to send your publications to be displayed as well as catalogues, leaflets and any promotional material. We expect your books to have arrived by 5th November 2001 but we are prepared of course to receive your most recently published books that are considered of outmost impor-. tance even up until the opening of the exhibition.

Please find enclosed the detailed information leaflet as well as Application form.

We look forward to your early reply and will await your application with the greatest of pleasures.

Sincerely yours, Lena Bukvareva Public Relations Dept.

Enc. Application form (1)

Leaflet (1)
............................................................................................

США
83110 Вайоминг, Афтон
а/я 99
Компания
"Американские книги"
г-ну Симпсону С.

от 20.10.2001г. №07/155
на№ ___________________

О международной выставке

С удовольствием приглашаем Вас еще раз принять участие в ежегодной выставке технической и научной книги. Выставка будет открыта с 10 по 15 ноября 2001 года в выставочном центре в Москве.

Мы надеемся, что Вы представите ваши книги на выставке и просили бы Вас прислать свои выставочные публикации, равно как и каталоги, листовки и любую другую рекламную информацию. Мы ожидаем прибытие Ваших экспонатов к 5 ноября 2001 года, хотя готовы, разумеется, получить только что изданные книги особой важности вплоть до самого открытия выставки.

Прилагаются листовка с более подробной информацией о выставке и бланк заявки неучастие.

Мы рассчитываем на скорое получение Вашего ответа вместе с заявкой и книгами.

Приложение: Бланк заявки на 1 листе

Листовка на 1 листе

Факс оформляется также, как и деловое письмо. Факсы могут составляться на бланках письма.

Закрытое акционерное общество
"Альбатрос"

Директору фирмы "Дело"
Семенову С. С.
факс(095)1223344

от 10.12.2001 г. №04/467
на№ ___________________

О бронировании мест

Сообщаю Вам, что на Ваше имя забронировано место на рейс 805 Москва - Лондон на вторник 25 декабря. Отправление из аэропорта "Шереметьево-2" в 09-30, прибытие в Лондоне 12-30.

С уважением, Менеджер по продажам С. С. Полетов

Факс иностранному партнеру имеет ряд особенностей в оформлении адресной части.

FAX-MESSAGE

Dear Mr. Simpson:

I should be most grateful if you would reserve me a single room from 20th till 25th December inclusive. Please confirm the booking and tell me the terms.

Sincerely yours, Lena Bukvareva

Административному директору
ЗАО "Альбатрос"
Иванову И.И.

11.12.2001г.

О выполнении приказа № ПО-2

Сообщаю Вам о выполнении пункта 5 приказа от 30 ноября 2001 г. № ПО-2 "О возгорании в здании ЗАО «Альбатрос»".

5.1. Во всех технических помещениях организованы должный порядок, дежурство закрепленного персонала, исключающее нахождение в них посторонних лиц.

5.2. Работники сторонних организаций допускаются в технические помещения в сопровождений персонала предприятия.

5.3. Распоряжение о закреплении ответственных лиц подготовлено и находится на согласовании служб. Будет представлено на Подпись Генеральному директору сегодня, 3 декабря 2001 г. ^:

5.4. Проводится укомплектование всех необходимых помещений универсальными огнетушителями. Будет закончено до 10 декабря 2001 г.

Начальник службы безопасности Крылов В. В.

Справка с места работы

от 15.12.2001 г. №05/39
на№__________________

Петрова Юлия Александровна работает менеджером по продажам в Отделе маркетинга ЗАО "Альбатрос" с окладом 6000 (Шесть тысяч) рублей в месяц. Справка дана для предоставления по месту требования.

Генеральный директор Иванов И. И

Главный бухгалтер Антонова А. А.

МЛ.

Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов, совещаний, конференций. Протоколы могут оформляться на чистых листах или на бланке с указанием наименования вида документа. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части указываются: председатель, секретарь, присутствующие, повестка дня. В основной части используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ), содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.

Протокол подписывается председателем, секретарем, при необходимости всеми или частью присутствующих.

Закрытое акционерное общество
"Альбатрос"

ПРОТОКОЛ
производственного совещания

16.11.2001 г. №31

Председатель Иванов И. И.

Секретарь Птичкина А. А.

Присутствовали; Петров П. П., Серов С. С., Фролов Ф. Ф., Скворцов Н. Н. Приглашенные: представитель фирмы "Реклама-М" Грачев Г. Г., представитель фирмы "RECCOM" Анисимов А. А., представитель фирмы "Сувенир" Машкин М. М.

ПОВЕСТКА ДНЯ:

Представление участников конкурса и выбор фирм из числа представленных на изготовление рекламной продукции.

СЛУШАЛИ:

Петров П. П. представил на рассмотрение документы и рекомендации рассматриваемых фирм.

ВЫСТУПИЛИ:

Анисимов А. А. представил предложения своей фирмы.
Грачев Г. Г. представил предложения своей фирмы.
Матрешкин М. М. представил предложения своей фирмы.

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1. Организация "Сувенир" наиболее удовлетворяет требованиям, предъявляемым ЗАО "Альбатрос" к качеству, оперативности, стоимости, срокам проведения работ и условиям оплаты.

1.2. Заключить с фирмой "Сувенир" договор на изготовление рекламной продукции.

Председатель Иванов И. И.

Секретарь Птичкина А. А,

Акт сдачи-приемки выполненных работ составляется после завершения работ по договору и служит основанием для оплаты по результатам работы.

05.12.2001г.

Предприятие ООО "Конструкция", именуемое в дальнейшем Подрядчик, в лице генерального директора Мастеркова М. М, действующего на основании Устава, с одной стороны, и ЗАО "Альбатрос", именуемое в дальнейшем Заказчик, в лице генеральный директора Иванова И. И., действующего на основании Устава, с другой стороны, составили настоящий акт о нижеследующем.

1. В соответствии с договором подряда от 15 октября 2001 г. № 17-пр, Подрядчик выполнил весь комплекс работ, а именно разработал проект по реконструкции здания по адресу: г. Москва, ул. Вольная, д. 25.

2. Вышеуказанные работы согласно договору должны были быть выполнены к 15.11.2001 г. Фактически выполнены 15.11.2001 г.

3. Качество работ по договору подряда должно соответствовать требованиям СНиП, договору. Фактически качество выполненных работ соответствует предъявленным требованиям.

4. Недостатки не выявлены.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ:

При приемке результата работ установлено, что работы выполнены качественно, в полном объеме и в срок.

Генеральный директор ООО "Конструкция" Генеральный директор ЗАО "Альбатрос"

Акт составляется, как правило, несколькими должностными лицами (комиссией) для подтверждения установленного факта, события, действия. Акт подписывают все его составители.

г.Москва.

Основание: Распоряжение от 30.04.2001 г. № 21

Составлен комиссией

Председатель:

Директор ДОЛ "Альбатрос" Деточкин Д. Д.

Члены комиссии:

Главный инженер ДОЛ "Альбатрос" Бабушкин Б. Б.
Генеральный директор ЗАО "Альбатрос" Иванов И. И.
Административный директор ЗАО "Альбатрос" Петров П. П.

Комиссия провела обследование и выявила, что в помещениях корпусов для размещения детей установлены пожарные извещатели типа ИП-101-2 с устаревшей модификацией.

Комиссия считает необходимым установить пожарные извещатели типа РЕ-9, имеющие сертификат пожарной безопасности и обеспечивающие адресную подачу сигнала по месту возникновения нештатной ситуации.

Председатель: Деточкин Д. Д

Члены комиссии: Бабушкин Б. Б.
Иванов И. И.
Петров П. П.