1. Выберите в меню Файл команду Создать контакт, появится форма контакта с открытой закладкой Общие, которая содержит пять областей с полями общей информации о контакте (имя контакта, телефоны, адрес, электронная почта и WWW-адрес, описание).

2. Заполните поля диалогового окна для формирования контакта (рис. 133).

3. Нажмите кнопку Сохранить и закрыть.

Рис. 133. Закладка Общие формы Контакт

Для каждого контакта задается до трех адресов (рабочий, домашний или дополнительный). Отметьте один из них как почтовый, для использования его на конвертах, наклейках и при слиянии документов в Word. Данные в карточке о контакте помещаются в отдельные поля. Это позволяет сортировать, группировать и фильтровать контакты.

Помимо закладки Общие форма Контакт имеет еще четыре закладки: Подробности, Действия, Сертификаты, Все поля.

На закладке Подробности можно ввести дополнительную информацию о контакте (деловые подробности, личные подробности и т. д.).

На закладке Действия отображаются все действия, связанные или назначенные контакту (встречи, задачи, сообщения и т. д.). Можно быстро просматривать все данные о контактах, например дату и тему полученных электронных сообщений.

1. Откройте нужный контакт, щелкнув по нему мышью (например, Arkadii Lyubarev).

2. Перейдите на закладку Действия.

4. В окне появились все электронные сообщения выбранного контакта (рис. 134).

Рис. 134. Окно данных о контакте в электронной почте

Закладка Сертификаты служит для назначения определенного цифрового сертификата безопасности при отправке сообщений данному контакту.

Закладка Все поля дает возможность просматривать всю информацию по контакту и вводить дополнительную.

С помощью команд меню Действия для контакта можно задать поручение, адресовать приглашение на собрание и т. п. (рис. 135). Если есть модем, Outlook набирает номер телефона контакта. Очень часто требуется выполнить одни и те же процедуры для нескольких клиентов. Например, если нужно отправить приглашение всем участникам собрания, Outlook предоставляет возможность объединения контактов в специальные группы рассылки.

Рис. 135. Команды меню Действия

Создание списка рассылки

5. Повторите пункт 4 для всех участников.

Папка Контакты имеет семь стандартных представлений (табл. 38).

Таблица 38. Представления папки Контакты

Адресная книга и контакты

1. Нажмите правую клавишу мыши, установив указатель на ярлыке Контакты.

2. В появившемся контекстном меню выберите пункт Свойства (откроется диалоговое окно Свойства папки "Контакты").

3. На закладке Адресная книга Outlook отметьте флажок Показать эту папку как адресную книгу.

4. Нажмите кнопку ОК.