Задачи

Задача - это любое дело или поручение, личное или служебное, сведения о степени выполнений которого хранятся в Outlook (рис. 136).

Рис. 136. Окно Outlook с раскрытой папкой Задачи

Задачи бывают разовыми или повторяющимися. Повторение задачи происходит с регулярными интервалами, например написание ежеквартального отчета о проделанной работе. Существует возможность добавить в список задач Outlook ту, которую следует выполнить для активного документа Word. Например, рецензия на документ должна быть готова к определенной дате. Можно открыть документ и, находясь в текстовом редакторе Word, добавить соответствующую задачу в Outlook.

Задачи можно перемещать в списке. Присваивая задачам различные приоритеты, можно сортировать их, располагая по степени важности.

Создание разовой задачи

1. Выберите команду Создать из меню Файл или щелкните мышью в поле Добавление элемента.

2. По умолчанию форма Задача с полями для заполнения (табл. 39) откроется на закладке Задача.

Таблица 39. Поля формы Задача
Поле Значения поля Значения по умолчанию
Тема Тема задачи Не устанавливается
Срок Срок выполнения задачи, Outlook не позволяет оставить значение этого поля пустым Не устанавливается
Дата начала Дата начала работы. Может быть не определена Не устанавливается
Состояние Пять состояний задачи на данный момент: На началась, Выполняется, Завершена, В ожидании, Отложена Не началась
Готово Состояние задачи, в данный момент в процентном соотношении 0%
Важность Три значения важности задачи: Высокая, Обычная, Низкая Обычная
Оповещение Устанавливается на определенную дату и время Устанавливается надень завершения задачи на 8.30 утра
Описание Содержит текст с описанием задачи, а также присоединенные файлы и внедренные объекты  
Контакты Указываются контакты, связанные с решением данной задачи  
Категории Указывается принадлежность к категории  
Частное Указывается характер задачи   

1. Введите тему задачи - подготовка к презентации.

2. Введите срок окончания - 21.09.2000 и дату начала работы - 15.09.2000.

3. Введите значение для поля Состояние - не началась, соответственно в поле Готово -0%.

4. Заполните поле Важность - обычная.

5. Введите дату и время оповещения - в 9 часов утра 21.09.2000.

6. Для отображения диалогового окна Категории (рис. 137) нажмите кнопку Категории.

Рис. 137. Выбор категории

Установите в списке флажок около нужной категории - Международные контакты.

Нажмите кнопку ОК.

После заполнения всех полей формы (рис. 138) щелкните кнопку Сохранить и закрыть.

Рис. 138. Форма задачи

На закладке Подробно формы Задача можно вносить информацию о реально затраченном времени, об объемах работ, о расходах и т. д.

При регулярном повторении действий, например написании квартального отчета или визите в спортзал, определите только первый экземпляр задачи. Следующая копия создается автоматически в зависимости от заданного интервала и даты, на которую назначено выполнение задачи.

Создание новой повторяющейся задачи

1. Раскройте форму задачи описанным выше способом.

2. Заполните поля формы.

3. Нажмите кнопку Повторение. Раскроется диалоговое окно Повторение задачи (рис.139).

4. Выберите частоту повторения задачи.

5. Установите параметры выбранной частоты, время, дату начала и окончания.

6. Нажмите ОК, затем кнопку Сохранить и закрыть.

Для назначения задач другим пользователям применяются поручения (команда Создать поручение в меню Действия). Вид формы задачи при этом несколько изменится (рис. 140). Если вы хотите следить за ходом работы над задачей, то установите флажок Держать обновленную копию этой задачи в списке задач.

рис. 139. Диалоговое окно Повторение задачи

Рис. 140. Форма задачи в процессе создания поручения