Преобразование отчетов

Вы создаете базу данных, накапливаете в ней данные, редактируете и анализируете их, используя средства Access. В какой-то момент, когда результаты обработки данных готовы, вы представляете их в виде отчета Access — внешне выглядящего как обычный документ, но этот документ можно просмотреть лишь в базе данных Access, в которой он сохранен. Этот вариант не годится, когда результаты своей работы в виде отчета Access вы хотите передать кому-либо другому, кто не работает с Access или даже, возможно, вообще не имеет дела с базами данных. Самый простой вариант — напечатать отчет на принтере, и тогда формат, в котором он был создан, не будет иметь значения. Но чаще всего отчет требуется передать именно в электронном виде, например переслать по электронной почте или другим способом предоставить данные из отчета, чтобы в дальнейшем они могли быть использованы в других документах.

Для решения этой задачи Microsoft Access предоставляет целый ряд возможностей преобразования отчетов в другие форматы. Это формат документов RTF, с которым можно работать в Word и некоторых других текстовых редакторах, формат электронных таблиц Excel, страницы HTML, разнообразные текстовые форматы (файлы с расширением txt, csv, tab, asc) с возможностью сохранения содержимого отчета на выбор в кодировке Windows, MS-DOS или Unicode, специальный формат снимков отчетов (snapshot). В новой версии Access 2002 к этим форматам добавились страницы доступа к данным и XML.

В этом разделе мы расскажем о том, как просто преобразовать отчет Access в любой из этих форматов. И вы сможете кому-либо передать отчет в наиболее удобном для него виде или использовать выбранный формат, чтобы поработать с отчетом в другом приложении.