Упражнение 5. Формат чисел

Так как программа Excel предназначена для обработки чисел, важную роль играет правильная настройка их формата. Для человека число 10 — это просто единица и ноль. С точки зрения Excel эти две цифры могут нести совершенно разную информацию в зависимости от того, обозначают ли они количество работников компании, денежную величину, процентную часть целого или фрагмент заголовка «10 ведущих фирм». Во всех четырех ситуациях это число должно отображаться и обрабатываться по-разному. Excel поддерживает следующие форматы данных:

•  Общий (General) — текст и числовые значения произвольного типа;

• Числовой (Number) — наиболее общий способ представления чисел;

•  Денежный (Currency) — денежные величины;

• Финансовый (Accounting) — денежные величины с выравниванием по разделителю целой и дробной частей;

•  Дата (Date) — дата или дата и время;

•  Время (Time) — время или дата и время;

•  Процентный (Percentage) — значение ячейки, умноженное на 100 с символом «%» в конце;

•  Дробный (Fraction) — рациональные дроби с числителем и знаменателем;

•  Экспоненциальный (Scientific) —десятичные дробные числа;

•  Текстовый (Text) — текстовые данные отображаются точно так же, как вводятся и обрабатываются строки, вне зависимости от их содержимого;

•  Дополнительный (Special) —форматы для работы с базами данных и списками адресов;

•  Заказной (Custom) — формат, настраиваемый пользователем.

Наиболее распространенные варианты формата данных можно назначать с помощью панели инструментов Форматирование.

1.  Щелкните на ячейке С4, а затем на кнопке Процентный формат (Percent Style). Величина клетки С4 будет умножена на 100, и к ней добавится знак «%».

Рис. 9.14. Вкладка выбора формата данных

2.  Нажмите клавишу вниз и щелкните на кнопке Денежный формат (Currency).

3. Щелкните на ячейке Сб, а затем на кнопке Формат с разделителями (Comma Style). Эта кнопка заставляет числа выравниваться в столбце по разделителю целой и дробной частей.

4.  Выделите ячейку С7 и щелкните на кнопке Увеличить разрядность (Increase Decimal). Эта кнопка не изменяет основной формат, но добавляет один знак в дробной части числа.

5.  Нажмите клавишу Enter и щелкните на кнопке Уменьшить разрядность (Decrease Decimal). Эта операция убирает один знак дробной части и округляет число. Теперь ячейки с С4 по С9 выглядят совершенно по-разному, хотя исходно в них были введены совершенно одинаковые числа. Другие форматы назначаются с помощью следующих действий.

6.  Щелкните на ячейке С10 и выберите команду Формат > Ячейки.

7.  В открывшемся окне диалога раскройте вкладку Число (Number) (рис. 9.14).

8.  В списке Числовые форматы (Category) щелкните на пункте Дата (Date).

9.  В появившемся списке Тип (Type) щелкните на строке 14 мар 01 (14-Mar-Ol). Затем щелкните на кнопке ОК.

10.  Аналогичным образом назначьте ячейке С11 формат Экспоненциальный, а ячейке С12 — формат Числовой. Теперь таблица будет выглядеть так (рис. 9.15). Обратите внимание, что среднее значение таблицы не изменилось, то есть при смене формата изменяется только способ отображения, а сами числовые значения остаются неизменными. Для проверки этого факта выполните следующие шаги.

11.  Дважды щелкните на ячейке СЮ и измените величину 03.01.1900 на 03.02.1900.

12. Нажмите клавишу Enter. Среднее значение таблицы (которое выводится в денежном формате) моментально изменится на 15.41р. Как войдите, можно суммировать даты с процентами и в результате получать рубли. Это типичный пример неверного назначения форматов данных.

Рис. 9.15. Различные форматы чисел